3 viisi ajaplaneerimiseks, et saaksid oma elust maksimumi võtta


Oled sa õpilane, tudeng, ettevõttejuht või koristaja, meie kõigi päevas on ikka 24 tundi. Ometigi on siin maailmas need kelle Instagrami kontolt näed sa reisi, reisi otsa, elamust siin ja kena õhtusööki seal ja siis teame igaüks ka neid (võib-olla ennast), kes viimase nädalavahetuse Netflixi vaadates ära kulutas ja ühtegi potentsiaalset pilti Instagrami ei saanud. Järgnevalt saad lugeda paarist lihtsast nipist, kuidas enda ajast maksimum võtta.



Mis alustuseks aja planeerimine üldse on ja mis ta pole?

Selleks vaatame ajas viis aastat tagasi septembrikuusse, mil läksin ülikooli. Samal ajal kui ma astusin ülikooli olin just pääsenud ka FC Flora treeningutele. Samal hetkel algas ka esimene aasta ülikoolis. Sain intuitiivselt aru, et mitu suurt asja on mul käsil. Esimene kuu ülikoolis ja kõrgeim standard minu jalgpalluri karjääris. Selleks, et kõigega toime tulla oli aeg enesearengus samm edasi astuda. Nii ma siis otsustasingi, et tuleb panna kirja, millal mul mingid asjad on. Kasutasin selleks märkmikku.

Läks mööda nädal-kaks ja juba olin maha maganud mõne esimese loengu või unustanud kohtumise, sest märkmiku täitsin pilla-palla ja lihtsalt asjade kirja panemisest ei piisanud.


Ajaplaneerimine pole ainult asjade kirja panemine, kuigi arvasin, et olin hakanud aega planeerima, siis ei õnnestunud see kuidagi.

Möödus kaks aastat. Minu jalgpalli tee oli üsna lõpusirgel, kuid Eesti mõistes mängisin ikkagi veel kõrgel tasemel - Premium liigas (kõrgeim liiga Eestis). Samal ajal lõpetasin enda bakalaureusekraadi avaliku halduse erialal ning viimasel aastal läbisin ka kõrvaleriala. Samal ajal valmistusin ka raamatute müümiseks Ameerikas ning kuulusin Tallinna linna noortevolikokku, tegin praktikat Sotsiaalsete Ettevõtete Võrgustikus ning käisin Erasmus+ projektidega välismaal reisimas.


Kõik, mis ette võtsin, tegin ka ära. Ühtegi kohtumist ei unustanud ja asjad olid õigel ajal tehtud. Aeg oli planeeritud! Kuidas?


Esimene viis aja planeerimiseks - lasta ajal end planeerida

Variant üks on muidugi lihtne. Sa ei tee ise midagi. Kui mina enda baka alguses proovisin olla samm ees ja asju kirja panna ning see ei toiminud, siis oleksin võinud loobuda ning lasta ajal end ise planeerida. See ongi see, mis vahel juhtub. Kui sa ei planeeri aega, siis aeg planeerib sind. Lihtne on kümne minuti asemel, mida võiks Instagramis veeta, veeta seal hoopis 1,5 tundi või sama aeg kulutada Facebookis uudistamisele või selle asemel, et tähtajaks ülesanne valmis saada, hoopis lõuna veidi pikale lasta. Kui aega enda kätte ei võta, siis võid olla nagu mina, kes unustab kohtumise ära.


Hea viis saamaks teada kuidas ja kuhu su aeg kulub on näiteks kasutada rakendust Rescue Time, mis mõõdab seda, kuidas kasutad enda arvutit, telefoni või muud seadet. Tõde võib olla valus, kuid kasulik.


1-3-5 reegel ülesannete sooritamiseks

Teine variant on tehnika nimega 1-3-5. Tehnika ise on lihtne. Iga päev on meil piiratud hulk aega. Sa aktsepteerid mõtet, et iga päev saad tehtud teatud hulga asju - nimelt ühe suure asja; kolm keskmist ja viis väikest ülesannet. See ongi kõik! Ainus viis, kuidas enda aega planeerid on see, et paned päeva alguses kirja, mis on üks suur asi, mis sul täna oleks tarvis teha - näiteks lõpetada analüüs; kirjutada blogi artikkel; lugeda raamat läbi vms ja ongi tehtud.


Kui see kirjas, siis mis on kolm keskmist asja - postitus kirjutada; suhelda tarnijaga või mõni mõõdukalt oluline kohtumine ja ongi kõik. Tänasel päeval ei ole võimalik ühte päeva mahutada enamat kui kolme keskmise suurusega ülesannet.


Viimaseks viis pisikest ülesannet ka - päringutele vastata; helistada vanaemale; pakk posti panna; mõelda ideid koosolekuks; saata enda CV ära. Kui ka need kirjas, siis egas muud midagi, asu teele.

Kui näed, et suuri asju kipub juba palju tulema, siis neid teha ei saa. Need sinu tänasesse päeva ei mahu. Kui keskmisi asju tuleb palju ka siis võib olla raske, sama ka pisikeste ülesannetega. Iga päev paned paika ainult selle, mis on need 1-3-5 ülesannet, mis sel päeval teha saad.


“Ämber” aja planeerimise metafoorina

Kolmas tehnika on “ämbri tehnika”. Selleks, et ämbrit saaks maksimaalselt täita tuleb see täita kindlas järjekorras. Ämbriks on sinu nädala graafik. Esmalt lähevad ämbrisse suured kivid ehk siis tegevused, mis on olulised ja ajaliselt fikseeritud - näiteks loeng; seminar; iganädalane koosolek.

Seejärel lähevad graafikusse väikesed kivid, olulised kuid ajaliselt paindlikud tegevused - õppimise aeg; analüüsi kirjutamine; pakkumiste tegemine.


Seejärel saab alles ämbrisse liiva panna. Kui vales järjekorras minna, siis hakkaks ämber lihtsalt kiiresti üle ajama. Liivaks on asjad, mis on fikseeritud ajal, kuid väheolulised. Näiteks lemmikseriaal või mõni trenn, kus meeldib käia.

Kui suured kivid, väikesed kivid ja liiv ämbrisse lisatud, siis alles tuleb kätte ebaoluliste ja paindlike tegevuste kord ehk vee lisamine - sotsiaalmeedias uudistamine, lehe lugemine ja nii edasi, mis sinu nimekirja läheb.


Kui taolises järjekorras asju lisada, siis mahutab ämber üsna palju. Kui aga alustad päeva ja nädalat sellega, et viskad ämbrisse vee, siis liiva ja seejärel väikesed kivid võib juhtuda et ükski suur kivi ehk asi, mis tegelikult oluline sinna ei mahugi. Niimoodi kuhjuvad kohustused ja langeb usaldusväärsus teiste silmis.


Muidugi on neid viise, kuidas ämbrisse ikka eriti palju kraami ära mahutada veel ja ämber saaks olla hoopis uhkem, värvilisem ja vidinatega, kuid hetkel räägime just sellest lihtsast, kaevust vee võtmise ämbrist, mis keskmise inimese jaoks teeb töö ära küll!


Boonusnipid

Tegelikult on väikeseid häkke ja viise, kuidas enda ajast maksimum võtta lisaks eelnevale veel palju, millest kaks toon ka siin sulle välja.


Üks - alusta päeva kõige olulisemast tegevusest. Ükstas puha, mis sul täna teha on vaja, kui ärkad ja oled hommikusöögi ära söönud ning valmis alustama tegutsemist, siis tee esimesena see kõige väärtuslikum asi ära. Vahet ei ole kui palju või vähe aega ta nõuab. Tee ära kõige olulisem asi, mis aitab sind su eesmärkide poole. Kui see tehtud, siis vahet pole kuidas ülejäänud päev läheb, sa oled juba sammu enda soovidele lähemale astunud ja see annab sulle mõnusa rahulolu tunde.


Kaks - vaata meile alles päeva teises pooles, näiteks pärast kella nelja. Meilid ja sotsiaalmeedia on suur segav faktor, mis kipuvad võtma terve päeva, samas edasi jõuame selle abil tihtipeale vähe. Seega lihtne reegel, mis endale teha on see, et paned mingi kindla aja alles pärast mida meile ja sotsiaalmeediat vaatad. Esmalt keskendud kõigele muule, mis teha vaja. Hoiab meele rahulikuna ja produktiivsuse üleval.


Aega saab planeerida erinevalt

Lõppkokkuvõttes saab aega planeerida erinevalt ja eelnevalt nimetatud viisid on kõigest väikesed piisad suures meres, mida see ajaplaneerimise maastik endast kujutab. Inimesed on erinevad ja nii toimivad ka erinevate inimestega erinevad tehnikad. Mõnele meeldib minna tegutseda väga loovalt ja nii nagu tuuled viivad, teine nagu tahab, et oleks väga täpselt teada, millal, mida teen.


Olulisem punkt, mida kaasa võtta on see, et tasub vähemalt kuidagi enda aega planeerida, sest see võimaldab tunda nii suuremat rahulolu kui ka rohkem ära teha.



+372 5904 7365

© 2020 by Changemakers