Kuidas korraldada viis sündmust neljas kohas kolmel päeval 4000+ osalejale jätkusuutlikult

Mida suurem sündmus, seda rohkem liikuvaid osi sellel on. Ühe suure Eesti start-up’i suvepäevade jätkusuutlikkuse juhtimisel, kus osales üle 4000 inimese, oli hallatavaid valdkondi mitu: toitlustus, logistika, produktsioon, energia ja jäätmed.

Väljakutse: kaks kuud, mitukümmend partnerit ja uus tiim

Sündmuseni oli aega kaks kuud, kuigi sellise mahuga ürituse korraldamiseks kulub vahel mitu korda rohkem aega. Lisaks tuli koordineerida mitukümmend teenusepartnerit ja tiimiliiget ning tagada, et kvaliteet on hea, kuid jalajälg väike. Kuna liitusime ise tiimiga, millel olid juba olemas omad protsessid, lisas see väljakutsele veel ühe kihi.

Esimene samm: mis on varem tehtud

Esmalt tuli saada ülevaade varasemast tööst. Kaardistasime, millised tulemused olid saavutatud toitlustuses (nt taimse ja orgaanilise toidu osakaal), energias, logistikas ja produktsioonis, mis oli varem hästi õnnestunud, millised olid puudujäägid ja milline oli nende saavutamiseks kasutatud rahastus.

Seejärel otsustasime, millised tegevused on selle aasta 20/80 tegevused ja kus jätkata samamoodi nagu varem. Selleks rääkisime inimestega, kes on sündmust varem korraldanud, ning lugesime läbi varasemad failid.

Elluviimine: läbipaistvad failid ja selged vastutajad

Elluviimisel oli eesmärk teha iga detail vähemalt sama hästi kui varem. Selleks koostasime läbipaistvad failid, kus iga tootja, kes vastutab ühe osa eest, näeb eelmise aasta tulemust, selle aasta eesmärki ja kontrollitavaid tegevusi eesmärgi saavutamiseks.

Selline lähenemine võimaldas hoida inimesi vastutavana esialgu planeeritu ja lubatu eest, anda juurde lisaideid ning otsida ise võimalusi asjade paremaks tegemiseks. Eraldi tähelepanu pöörasime sellele, kuidas tulemustest rääkida.

Tulemus: suurem sündmus, vähem jäätmeid

Läbimõeldud protsessi tulemusena oli sündmus 25% suurem kui varem, kuid jäätmeid tekkis vähem. Toitlustuses saavutati seni kõrgeim taimetoidu osakaal ning igas valdkonnas säilitati eelmise aasta tase või tehti samm edasi. Varem ümardatud andmed said sel aastal täpseks, mis võimaldab edaspidi tulemusi omavahel võrrelda.

Õppetund: mõõda seda, mida soovid parandada

Selleks, et teada, kuidas läheb, tuleb tegevusi mõõta. Numbrid peavad olema nähtavad ja paiknema otse selle aasta sihtide kõrval ning eesmärkide saavutamiseks peavad olema paigas kontrollitavad tegevused. Kui tegevused on paigas ja numbrid läbipaistvad, on asju lihtne teha aina paremini.

Kas planeerid suurt sündmust, kus jätkusuutlikkus on osa eesmärkidest?

See kogemus näitab, et jätkusuutlik sündmus ei sõltu ainult mahust ega ajast, vaid mõõdetavatest eesmärkidest, selgest vastutusest ja läbipaistvatest andmetest kogu korraldusmeeskonna jaoks.

Võta meiega ühendust ja arutame, kuidas sinu sündmus saaks jätkusuutlikult kasvada ja tulemusi mõõdetavalt parandada.