5 kõige levinumat viga ürituskorralduses ja kuidas neid vältida

Ürituskorraldus on mahukas tegevus ning võib lihtne olla kuskil eksida paljude detailide sees olles. Küll aga on võimalik teha sündmus, mis on laitmatult tehtud. Siit leiad 5 kõige levinumat viga mida ürituskorralduses tehakse ja kuidas neid vältida.

Ebaselged või puuduvad eesmärgid

Esimeseks veaks ürituskorralduses on ebaselged või üldse puuduvad eesmärgid. Kuigi tegemist on kõige esimese tegevusega, mida üldse peaks tegema sündmust korraldades, siis ikkagi jäetakse see samm vahele. Üritust hakatakse korraldama ilma selge “miks” määratlemata ning tulemuseks on hajus programm ja rahulolematud osalejad. See võib juhtuda sellepärast, et eeldatakse “kõik teavad, mida tahame” või kopeeritakse eelmise aasta formaati ilma kriitiliselt mõtlemata.

Tagajärgedeks on see, et osalejad ei saa aru miks nad seal on ning nende peas olev eesmärk ei peegeldu sündmuse endaga. Lisaks on raske mõõta sündmuse edu, meeskond võib töötada erisuundades ja lõpuks on üritus ka tervikuna ebaloogiline. 

Selleks, et seda viga vältida, on kaks sammu mida järgida. Esmalt küsi tiimilt ja endalt “Mida me selle üritusega saavutada tahame? Miks me seda korraldame?”. Seejärel kirjuta välja ja vali kuni 3 mõõdetavat eesmärki. Oluline on need ka kuskile nähtavale kohale panna – näiteks kui on sündmuse korraldamiseks tehtud fail, siis panna see kohe algusesse, et see oleks silme ees.

Ebareaalne või puuduv eelarve

Järgimine apsakas, mis pruugib juhtuda, on ebareaalne või puuduv eelarve. Ei teata, kui palju üritusele saab/tohib kulutada või on eelarve ebareaalselt väike soovide suhtes. Seda põhjustab varasema sarnase ürituse korraldamise kogemuse puudus, õiges planeerimisfaasis eeldatava eelarve tegemata jätmine (seda tehakse pärast ideede genereerimist) või on antud eelarve kellegi teise poolt, kellel on valed ootused.

Eelarve tuleks seega paika panna pärast eesmärgi püstitamist. Kui kogemus sündmuse tegemisel puudub, siis tasub küsida nõu kelleltki, kes on varem samasugust üritust korraldanud.

Liiga hiline planeerimine

See on üks sagedasemaid vigu, mis paneb kogu ürituskorralduse protsessile kohe stressi peale. Nimelt hakatakse tihti korraldama sündmust alles 2-4 nädalat enne, mis tähendab, et parimad kohad, esinejad ja koostööpartnerid on juba broneeritud ning valikud on seetõttu piiratud.Tihti kaasnevad ka kõrgemad hinnad, madalam kvaliteet ja unustatakse suures sündmuse tegemise hoos detaile. 

Ürituste korraldamisel on hea järgida järgmiseid planeerimise vahemikke:

• Väike üritus (kuni 30 inimest): Alusta vähemalt 6-8 nädalat enne.
• Keskmine üritus (30-100): 2-3 kuud enne.
• Suurüritus (100+): 4-6 kuud või rohkem.

Programm on liiga tihe

Tihti tahetakse võimalikult palju sisu ühte sündmusesse paigutada, et ajast maksimumi välja võtta. See aga päädib väsinud osalejatega ning infoküllastusega, mis töötab tegelikult just eesmärgile vastu – talletub vähem teadmisi ning kogemus sündmuselt lahkudes on see, et “väga väsitav ja koormav oli”. Võib ka juhtuda seda, et programm on tehtud liialt ühekülgselt, näiteks ainult loenguformaati kasutatud.

Lahenduseks on programmi planeerida pause ja aega suhtlemiseks/olemiseks iga 2-3 tunni järel. Hea on kasutada ka eriformaate ühe sündmuse jooksul – olgu see näiteks paneel, keynote, pitching, debatt, väitlus, kogemusloo jagamine, jms. Integreeri programmi erinevaid publiku kaasamislahendusi (Sli.do jms).

Tagasiside kogumata jätmine

Ürituskorraldajana arenemiseks on väga oluline koguda sündmuse lõppedes tagasisidet, sest selle abil saab järgmisi üritusi paremini ning tagada suurem rahulolu osalejatele. Tegemata jäetakse see samm tavaliselt selle pärast, et arvatakse “me näeme ju, kas meeldis” printsiipi, ei teata mida küsida või lihtsalt pole aega tegeleda tagasisidega. 

Mida võib aga küsida tagasisides:

• Kui rahul olete üritusega tervikuna? (1-10 skaalal)
• Mis oli ürituse parim osa?
  • Sisu/esitlused
  • Võrgustumisvõimalused
  • Toimumiskoht
  • Toitlustus
  • Tegevused/meelelahutus
  • Muu: _______
• Mis sulle meeldis sündmuse juures?
• Mis vajaks parandamist?
• Kas soovitaksid seda üritust kolleegile/sõbrale? (1-10 skaala)
• Kas saavutasid oma eesmärgi, millega tulite? (Jah/Osaliselt/Ei)
• Kas osaleksid sarnastel üritustel tulevikus? (Kindlasti/Tõenäoliselt/Ei)
• Muu tagasiside/kommentaarid: [Avatud väli]

Väldi ürituskorralduses tehtavaid vigu

Kui soovid olla aga kindel, et ühtegi levinumat ega ka vähem levinumat viga ei tekiks su sündmusel, siis soovitame kaasa ürituskorraldusagentuuri. Nii saad olla kindel, et üritus kulgeb sujuvalt ning püstitatud eesmärgid saavad saavutatud. Ürituskorraldusagentuur Changemakers saab sulle siin oma professionaalsuse ja kvaliteetse protsessiga appi tulla – võta ühendust ning loome su sündmuse, mis on meeldejääv ja mõjus.