Modereerimine algab varem, kui arvad: 5 sammu edukaks eeltööks

Iga ürituse korraldaja teab seda hirmu: sa oled kulutanud kuudepikkust tööd logistika, sisu ja esinejate peale, kuid sündmuse päeval sõltub kõik sellest, mis toimub laval. Siinkohal astub mängu modereerimine. Kuid professionaalne moderaator ei ole “sisu-teenuse osutaja”, keda tellitakse kohale 15 minutit enne algust. Ta on korraldaja strateegiline partner.

Selleks, et sündmus õnnestuks, peab eeltöö algama varakult ja olema kahepoolne. Siin on 5 sammu, kuidas korraldaja ja moderaator koos sündmuse edu vundamendi laovad.

Miks on eeltöö modereerimisel tegelikult nii oluline?

Põhjalik eeltöö on moderaatori jaoks nagu turvavõrk akrobaadile – see annab talle vabaduse laval improviseerida ja olla hetkes, ilma et ta kaotaks kontrolli sündmuse terviku üle. Professionaalne modereerimine ei tohi toetuda vaid juhusele või “heale jutule”, sest ebakindlus kandub lavalt saali sekundi murdosa jooksul. Kui moderaator on teinud kodutöö, tunneb esinejate tausta ja sündmuse peenemaid nüansse, suudab ta ette näha võimalikke takistusi ning hoida energiataset kõrgel ka siis, kui ajakava nihkub või tekib tehniline tõrge. Sisuliselt on eeltöö see, mis eristab passiivset teadustajat aktiivsest sündmuse juhist: see muudab pelga esinemise tähendusrikkaks ja eesmärgipäraseks kogemuseks, kus iga laval olek teenib sündmuse suuremat sihti.

1. Visiooni joondamine: Mis on sündmuse “miks”?

Korraldaja näeb suurt pilti, kuid moderaator peab selle sõnadesse panema. Kui eeltöös jääb eesmärk hägusaks, on ka laval sõnum laialivalguv.

• Korraldaja roll: Selgita moderaatorile sündmuse strateegilist eesmärki (nt kas müüa ideed, tähistada saavutust või algatada arutelu).
• Moderaatori roll: Küsida ebamugavaid küsimusi. “Mida me tahame, et osaleja saalis tunneks pärast esimest tundi?”.
• Tulemus: Ühine arusaam tagab, et modereerimine toetab sündmuse turunduslikke ja sisulisi eesmärke.

2. Esinejate briifimine – kolmepoolne usaldus

Tihti suhtleb korraldaja esinejaga tehnilistes küsimustes ja moderaator näeb esinejat alles laval. 

• Korraldaja roll: Loo võimalusel kohtumine (zoom-kõne või füüsiliselt), kus moderaator ja esineja saavad tuttavaks. Kui see pole võimalik, siis võta selleks aega enne sündmuse algust.
• Moderaatori roll: Kaardistada esineja tugevused ja “punased lipud”. Millest ta räägib säravate silmadega? Mis teema teda lukku paneb?
• Koostöö vili: Kui moderaator teab esineja tausta, on laval modereerimine sujuvam ja esineja tunneb end turvaliselt, sest teda “hoitakse”.

3. Ajakava kohendamine

Korraldaja loob ajakava Excelis, kuid moderaator peab selle elama panema. Eeltöö faasis tuleks ajakava koos läbi rääkida.

• Samm: Vaadake üle pausid, üleminekud ja energiatasemed. Kas pärast sisukat paneelvestlust on piisavalt aega “seedimiseks”? Kas moderaator vajab aega publiku kaasamiseks?
• Tulemus: Valmib ajakava, mis ei ole lihtsalt kellaaegade jada, vaid loogiline teekond, kus on arvestatud inimeste tähelepanuvõimega.

4. Tehniline läbimäng

Korraldaja vastutab tehnika tellimise eest, kuid moderaator on see, kes peab seda kasutama.

• Koostöö: Moderaator peab teadma, kas ta kasutab peamikrofoni või käsimikrofoni, kuidas näeb ta publiku esitatud küsimusi (Slido jm) ja kas tal on kontroll ekraanil toimuva üle.
• Miks see on oluline? Kui moderaator tunneb end tehniliselt ebakindlalt, kandub see pinge edasi publikule. Eeltöö tähendab siinkohal tehnilist proovi.

5. Publiku profiili avamine

Korraldaja teab täpselt, kes on piletid ostnud või registreerunud. Moderaator peab seda infot kasutama, et valida õige toon.

• Korraldaja roll: Jaga moderaatoriga osalejate profiili ja võimalusel ka eelregistreerimisel küsitud küsimusi.
• Moderaatori roll: Kohandada oma sissejuhatused ja küsimused vastavalt publiku teadmiste tasemele.
• Tulemus: Professionaalne modereerimine tundub osalejale personaalne ja asjakohane.

Kokkuvõte: Kaks osapoolt, üks eesmärk

Ürituse korraldaja ja moderaator on nagu filmi produtsent ja režissöör – üks loob tingimused, teine juhib sooritust. Kui nende vahel on tugev eeltöö ja usaldus, on tulemuseks sündmus, mis voolab orgaaniliselt ja saavutab oma eesmärgi. Kui soovid veel teada miks on oluline valida endale sobiv moderaator, siis loe järgmist artiklit.

Kas soovid oma järgmise sündmusele professionaalset moderaatorit? 

Kui soovid, et sinu järgmine üritus oleks meeldejääv, professionaalselt juhitud ja inspireeriv, siis võta meiega ühendust. Leiame just sinu sündmuse iseloomuga sobiva lahenduse ja moderaatori, kes aitab sul oma eesmärke täita.