Suurürituse korraldamine nullist: kuidas Changemakers tõi Impact Dayl kokku 2600 osalejat 30 riigist

Changemakers on üritusagentuur, kes on korraldanud rahvusvahelisi sündmusi nullist alates. Üks selgemaid näiteid suurürituse korraldamisest on Impact Day — jätkusuutlikkuse teemaline sündmus, mis kasvas väikesest algatusest mitmepäevaseks festivaliks.

Jätkusuutlikkus on Eestis ja Baltikumis olnud oluline, kuid killustunud teema. Toimus palju väikeseid, 50–100 inimesega sündmusi, kus koos olid ühe kitsa valdkonna eksperdid. Samal ajal oli teadlikkus laiema avalikkuse seas madal ning levinud olid mitmed valearusaamad.

Väljakutse: killustunud teema ilma selge suunata

Impact Day eesmärk oli see olukord lahendada — tuua kokku kõik osapooled ja sektorid ühe sündmuse alla. Alustasime nullist: eelarvet ei olnud, osalejaid ei olnud ning teemal puudus selge definitsioon, kellele ja kuidas sündmust korraldada.

Sihiks oli koondada nii era-, avalik- kui kolmanda sektori esindajad, samuti nii teemasse süvenenud eksperdid kui skeptikud, et nad saaksid üksteiselt õppida ja teha koostööd.

Suurürituse korraldamine samm-sammult: partnerite kaasamine 14 kuud ette

Alustasime partnerite kaasamist juba 14 kuud enne sündmust, pöördudes kõigi poole, kel oli teemaga mingigi seos. Kui esialgne huvi oli valideeritud, hakkasime koostama programmi.

Kogukondliku ja laia kõlapinnaga ürituse loomiseks andsime partneritele algusest peale suure vastutuse ja usalduse: partnerid said ise sisu luua. Tulemusena tuli ligikaudu pool sündmuse sisust partneritelt, teine pool meilt endilt.

Tulemused: 1458 osalejast 2600 osalejani kolme aastaga

Esimesel aastal osales konverentsil 1458 inimest ja kaasas oli 66 partnerit. Nullist alustades kogusime eelarve suuruses ligikaudu 175 000 eurot.

Festival on aasta-aastalt kasvanud: osalejaid on juba üle 2600, partnereid üle 90 ning üritus, mis algas ühepäevasena, kestab nüüd kaks kuni kolm päeva.

Õppetund: “üleöö edu” taga on 200 kontakti ja pikk töö

Iga algus on keeruline, kuid kontrollitavatele ja mõõdetavatele sammudele keskendumine annab tulemusi. Esimese 66 partneri saamiseks võtsime ühendust enam kui 200 organisatsiooniga. Paljud küsisid, kust selline suuremahuline sündmus üleöö tekkis — tegelikkuses oli “üleöö edu” taga pikk ja järjepidev töö.

Planeerid suurürituse korraldamist?

Impact Day näitab, et suuremahulise ja mõjuka sündmuse aluseks ei ole suur eelarve, vaid läbimõeldud strateegia, partnerite usaldus ja järjepidev töö. Changemakers aitab sul luua sündmuse, mis kasvab aastast aastasse — nullist esimese osalejani ja sealt edasi.

Võta meiega ühendust ja arutame, kuidas sinu üritus saaks kasvada.