Ürituskorralduse täielik juhend

Ürituskorraldus võib ajada vahepeal pea ringi käima – nii palju detaile, mida märgata, nii palju koostööpartnereid, keda koordineerida, nii palju valikuid kohtade ja esinejate osas. Tegelikult võib aga sündmuste tegemise teha lihtsaks samm-sammuliseks protsessiks ning seda järgides säästad end pingetest ja survest, mis muidu kaasneb korraldamisega.

Miks on oluline ürituskorralduses toimetada ühe protsessi järgi?

Mõne jaoks võib tunduda, et polegi võimalik tegelikult ühe juhendi alusel sündmust korraldada. Tegelikult see aga nii pole ja toob kaasa palju kasutegureid:

• väldid enim tehtud vigu ürituskorralduses,
• saad kaasata ka teisi tiimiliikmeid sujuvalt,
• tunned rahu hirmu asemel sündmuse eel,
• teed asju ennetavalt versus jääd viimasele hetkele, kui midagi olulist meenub,
• korduva sündmuse korral säästad oma aega järgimaks eelmise ürituse samme,
• lood professionaalse mulje, sest asjad on paigas ning selged,
• eristud paljudest kel seda pole ning oled sellega sektorile eeskujuks.

Tähtis asi, mida meeles pidada

Iga üritus on omanäoline ning seetõttu võib protsess olla erinev. Näiteks intiimse meeskonnakoolituse puhul ei pea sa tegelema transpordi tagamise või videograafi kaasamisega, mida aga suvepäevadel pruugib küll juhtuda. Seega tuleb sul juhendit kohendada ning muuta just enda sündmusele vastavaks. Järgnevalt aga toome välja sammud, kus on arvestatud iga erineva osaga, millega võib toime tulla.

Ürituskorralduse juhend

Samm 1 – eesmärgi seadmine

Esimene samm on selline, mida tasub teha ükskõik millise ürituse korraldamise puhul – valida eesmärk. Oluline on mõista, mida sündmusega saavutada tahetakse, sest selle järgi saab kohendada ka ürituse formaati, formaalsuse/intiimsuse taset, osalejate hulka, tehnilise lahenduse mastaapsust, jm. Siin on mõned, mida näited milline võib olla sinu sündmuse eesmärk:

• suurendada meeskonnatunnet,
• inspireerida töötajaid tegema X asja paremini,
• lansseerida toodet või teenust,
• tugevdada suhteid klientide ja koostööpartneritega,
• avaldada tänu ja esile tuua parimaid töötajaid,
• kasvatada brändi tuntust.

Eesmärgi seadmisel proovi aru saada mis on see kõige olulisem põhjus miks sa seda sündmust korraldad – küsi endalt “miks”. Seejärel sõnasta see selliseks eesmärgiks, mille tulemust on võimalik mõõta, mis on piisavalt ambitsioonikas aga ka realistlik ja mis oleks konkreetne. Võib juhtuda, et sul tekib mitu eesmärki – see on okei, aga vali välja ka see üks, mis on kõige olulisem nendest.

Samm 2 – ürituse põhiosade paika panemine

Järgmise sammuna saad juba minna konkreetsemaks. Tuleb paika panna mis formaati sündmust tahad korraldada – konverentsi, koolitust, töötuba, ümarlauda, jms ning füüsilist, virtuaalset või hübriid vormi. Seejärel täpsusta mitu osalejat sündmusel peaks olema ja kui pikka üritust ette kujutad. Viimaste sammudena on tähtis välja valida mis asukohas sündmust tahad korraldada – olgu see näiteks linnas või mõnes looduspaigas – ning eelarve, millesse tahad jääda. Nende põhiosade valimise järgi saad juba liikuda edasi järgmise sammuni.

Samm 3 – koostööpartnerite valimine

See samm võib nüüd väga erineda vastavalt sündmusele. Mõne sündmuse puhul, kui on tegemist näiteks ettevõtte ruumides toimuva lühikese 2-tunnise koolitusega, tuleb valida ainult koolitaja ning ongi kõik valmis. Teise sündmuse puhul võib aga tegu olla üle 10 partneri haldamisega. 

Üks olulisemaid otsuseid mahukamate sündmuste puhul on see, kas valida ürituskorraldusagentuuri või võtta organiseerimine enda vastutada ja läbi viia. Ürituskorraldusagentuuri puhul saad usaldada sündmuse tegemise professionaalide kätte ning ise vaid jälgida protsessi ja nautida kohapeal ka lihtsalt osalemist. Ise tehes saad aga rohkem kontrollida sündmuse eriosi ning tagada, et kõik oleks enda soovide järgi tehtud. 

Toome välja kõik võimalikud partnerid, kellega pruugib ise korraldades kokku puutuda:

• ruumi pakkujad,
• esinejad/koolitajad ja päevajuhid,
• meelelahutusprogrammi läbiviijad,
• muusikud,
• tehniline produktsioon (heli- ja valgustehnika, ülekanne, salvestus, mööbli kasutus, montaaž),
• fotograafid,
• videograafid,
• jäätmeveo korraldajad,
• dekoratsioonide pakkujad, 
• toitlustaja,
• majutaja,
• transportija,
• esmaabi pakkuja,
• turvatöötajad ja parkimise juhatajad,
• disainerid,
• trükkijad,
• tõlkijad,
• vabatahtlikud,
• jalajälje mõõtjad.

Samm 4 – koostööpartnerite koordineerimine ja ürituseelsete tegevuste elluviimine

Kui eelnev tehtud, siis tuleb asuda kas ürituskorraldajaga ajakava täpsustamise ja pakkujate kinnitamisega või ise tehes jagada infot ning otsustada täpsemaid detaile koostööpartneritega. Viimase puhul soovitame teha endale kokkuvõttev tabel, kus saad jälgida mis etapis iga partneriga oled – kas on kõik paigas, mõni detail veel kokku leppida või üldse alustada suhtlust. Korraldajana tuleb tegeleda ka sündmuse kommunikatsiooniga – jagada osalejatele infot ja/või kutsuda inimesi osalema. Taaskord võib kommunikatsiooni maht olla väga erinev, meeskonnakoolituse puhul tuleb vaid saata välja teade töötajatele, aga näiteks uue toote lansseerimise korral tuleb kutsuda mõjuisikuid, peamisi tellijaid ja tarnijaid, meediat, laiemat publikut.

Samm 5 – ürituse ellu viimine 

Ürituse toimumise või eelneval päeval on vaja teha tehnilise partneriga läbi kasutatavate esitlusmaterjalide ja interaktiivsete lahenduste läbimäng, testida heli- ja valgustehnikat ning lasta teha proovi päevajuhtidel, esinejatel. Kohapeal saab üle kontrollida vajalike ruumide-alade valmisolekut, nt registreerimislaud, lavakujundus, saali ülesehitus, toitlustusruum, ja suunaviitade korrektsust. Kui juba sündmus käib, siis saab tegeleda jooksvalt tekkivate olukordadega või suhelda osalejate-esinejate-koostööpartneritega.

Samm 6 – ürituse järeltegevused

Kui üritus on korraldatud, siis veel tegevused ei lõppe. Professionaalse sündmuse organiseerimise juurde kuulub ka tagasiside kogumine, analüüside tegemine ja tänu sõnumite saatmine. Tagasisidet soovitame koguda nii osalejatelt kui ka koostööpartneritelt – nii saad teada mitmekülgselt mida sai hästi tehtud ja mida võiks järgmine kord paremini teha. Vajadusel jaga osalejatega ka esitlusmaterjale ning salvestusi.

Ürituskorraldus tundub endiselt hoomamatu?

Võimalik, et ise korraldatava sündmuse organiseerimine tundub nüüd veel keerulisem kui enne arvata oskasid. Siin saame meie aga sulle appi tulla – oleme valmis olema sinuga alates eesmärkide seadmisest kuni kokkuvõtvate tegevusteni kaasas või siis korraldamas vaid üht osa sündmusest (näiteks on sul juba ruumid ja esinejad paigas, aga soovid abi tehnilise produktsiooni ning fotograafiga). Võta ühendust ja loome koos ürituse, millega päriselt rahul oled.